Hoặc
Việc quản lý văn phòng phẩm cho cả 1 doanh nghiệp thực ra không đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ, do những tính chất đặc thù và người quản lý cần phải có một đầu óc có khả năng xắp xếp, phân loại tốt nhằm có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
Doanh nghiệp mỗi năm chi tiêu rất nhiều tiền vào các hoạt động cũng như hạng mục khác nhau, để tiết kiệm ngân sách họ luôn đặt ra tiêu chuẩn cho khoản tiền chi ra và hiệu suất làm việc, đối với quản lý văn phòng phẩm cũng vậy. Đây là 6 bước được phần lớn công ty áp dụng nhằm đạt hiệu quả cao hơn trong việc sử dụng và vận hành văn phòng phẩm.
Bước 1: Lập danh sách văn phòng phẩm hiện tại trong công ty
Nắm được số lượng văn phòng phẩm còn có trong công ty ở thời điểm hiện tại rất quan trọng và cũng bước đầu tiên bạn nên thực hiện.
Sau đó hãy lên một danh sách chi tiết về các dụng cụ đó như một bản kiểm kê để quyết định sẽ mua đồ dùng gì sắp tới.
Bước 2: Liệt kê các dụng cụ cần thiết trong thời gian tới
Chi phí công ty được tiết kiệm hơn khi được chi tiêu vào các dụng cụ cần thiết nhất, với các dụng cụ văn phòng phẩm có nhu cầu cao trong các văn phòng bạn nên tăng số lượng mua đồng thời giảm bớt và loại trừ một số loại sẽ không cần thiết sử dụng.
Bước 3: Sử dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm
Nên đưa ra danh sách các dụng cụ có thể sử dụng lại và khuyến khích mọi người trong công ty làm điều này.
Các vật dụng như bìa cứng, cặp đựng tài liệu hay giấy A4 đều có thể được sử đụng lại, không những giảm thiểu lượng rác thải ra môi trường mà còn tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho công ty.
Bước 4: Chọn nhà phân phối
Với việc đặt mua các vật dụng trong danh sách đã lập ra từ 2 bước đầu tiên, đầu tiên hãy hỏi thăm những người có kinh nghiệm trước đó để có được một số tên nhà phân phối chất lượng, sau đó bạn tiến hành so sách mẫu mã và chất lượng cũng như giá tiền của các vật dụng với nhau, tính toán xem mua ở đâu chất lượng và có lợi về kinh tế nhất cho công ty bạn.
Bước 5: Quản lý kho lưu trữ
Thông thường nếu không được tập trung tại một nơi cố định, dụng cụ sẽ bị phân tán khắp nơi cũng, kho nên rộng rãi và thoáng mát nhằm giữ chất lượng cho văn phòng phẩm cũng như giảm thiểu các tai nạn cháy nổ không móng muốn.
Khóa nơi lưu giữ cẩn thận, giao chìa khóa chỉ cho những người có nhiệm vụ thu gom và người trông giữ kho.
Bước 6: Thường xuyên theo dõi
Dữ liệu văn phòng phẩn nên được update thường xuyên, nhiều công ty duy trì kiểm tra 1 tuần một lần nhưng bạn có thể định ra thời gian lâu hơn tùy vào các tính chất và tốc độ sử dụng của công ty bạn, ngoài đảm bảo không hết đột ngột khi đang cần sử dụng mà còn giúp bạn mua được giá hời nếu nắm bắt được các đợt khuyến mãi hay xả kho tại các nhà phân phối.
Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.
Bật mí các cách chọn mua những loại văn phòng phẩm thích hợp với nơi làm việc
Với các môi trường làm việc nơi công sở thì những loại vật phẩm văn phòng là các vật dụng rất thiết yếu phục vụ cho các hoạt động làm việc được thuận tiện nhất.Vì thế các vật phẩm văn phòng rất quan trọng trong công việc, việc chọn lựa chúng thế nào có chất lượng mà giá lại ổn định thì lại càng quan trọng hơn nữa.
Lý do nên lựa chọn nhà cung cấp đồng bộ văn phòng phẩm. Các công ty hay doanh nghiệp hiện nay thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước do thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ lẻ. Hầu như các doanh nghiệp thường không có kho hoặc diện tích kho nhỏ không đủ chứa lưu thì mua trực tiếp sẽ đảm bảo, tuy vậy khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp sẽ khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.
Khi đưa vào sử dụng các thiết bị văn phòng, theo thời gian và công năng sử dụng mà dần dần có thể gặp vấn đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc. Những lúc như vậy, bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tới kiểm tra sửa chữa các loại máy móc thiết bị.
Bạn cũng biết rằng không phải lúc nào bạn cũng có thể tìm kiếm hay gọi điện, tra internet,... được ngay nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn hiện tại. Thêm vào đó, việc thanh toán mua bán số lượng lớn các loại văn phòng phẩm từ các nhà cung cấp uy tín bao giờ cũng sẽ có giá thành tiết kiệm, hấp dẫn, phù hợp hơn khi mua lẻ.
(1).jpg)
Nếu lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung văn phòng phẩm quận 7 cấp uy tín sẽ đảm bảo được chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý vấn đề, phong cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng cho các doanh nghiệp, công ty. Và nên dự trữ trong văn phòng một số đồ dùng thiết yếu đề phòng sự cố xảy ra.
Những loại sản phẩm văn phòng nên tránh
Sản phẩm văn phòng phẩm có giá quá thấp so với thị trường chung: với những loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi, nhập lậu hay không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng nên sẽ không đảm bảo chất lượng khi đưa vào sử dụng. Các công việc tại doanh nghiệp, công ty phải trì hoãn, gián đoạn khi gặp sự cố không đáng có.
Sản phẩm văn phòng phẩm mang mẫu khác: xuất hiện với mẫu mã khác lạ nên bắt mắt trên thị trường, tuy nhiên những sản phẩm này chỉ mua bán lưu thông văn phòng phẩm quận 7 trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự đào thải khỏi thị trường. Các sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả hoặc hàng nhái: sản phẩm thuộc nhóm này chắc chắn kém chất lượng nhưng có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, các dấu hiệu nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng chút nào với cả những người được cho văn phòng phẩm quận bình tân là có kinh nghiệm mua bán.
Do chất lượng kém nên thời gian sử dụng sẽ hạn chế và thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng, gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp. Tóm lại, tránh “tiền mất tật mang” hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn.
Những kinh nghiệm khi chọn các văn phòng phẩm.
Dưới đây là một số những lưu ý khi lựa chọn văn phòng phẩm.
Lựa chọn các sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng.
Giá cả ổn định, phù hợp và ít biến động.
Cách thức sử dụng đơn giản, dễ sửa chữa, thay thế khi gặp vấn đề, sự cố.
Không nên lựa chọn chỉ một loại sản phẩm.
Sản phẩm vật phẩm văn phòng mang thương hiệu uy tín.
Những nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu sẽ có kinh nghiệm và những nghiên cứu cụ thể mang đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho bạn lựa chọn.
