Mách Bạn 6 Bước Tuyệt Vời Cho Quản Lý Văn Phòng Phẩm

Công việc sắp xếp và quản lý văn phòng phẩm gây ra nỗi ám ảnh cho không ít người do các yêu cầu về độ tỷ mỉ mà nó mang lại.

Vấn đề lớn nhất được đặt ra cho tất cả nhũng người làm công việc quản lý văn phòng phẩm chính là làm thế nào để quản lý dụng cụ văn phòng phẩm tốt nhất nhưng cũng phải đảm bảo tiết kiệm chi phí tối đa.Với nhiệm vụ giải quyết các khó khăn trong công việc quản lý văn phòng của các doanh nghiệp, bài viết này được ra đời.

Bước 1: Rà soát danh mục văn phòng phẩm hiện có

Tại kho đang có những món đồ nào, số lượng ra sao, các nhân viên đang có những dũng cụ gì,.. bạn nên kiểm tra trước để có một số liệu chắc chắn.

Bước này sẽ giúp ích bạn khi lên danh sách danh mục đồ cần mua mới và bổ sung trong tương lai.

Bước 2: Lập danh sách các dụng cụ cần mua thêm

Ở bước 2 này bạn sẽ sắp xếp mức độ ưu tiên từ thấp đến cao cho các loại văn phòng phẩm, loại nào nên mua nhiều, loại nào nên mua ít và danh mục các lại không cần mua do dư lại số lượng lớn từ trước.

Bước 3: Khuyến khích sử dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm

Một số loại văn phòng phẩm đã qua sử dụng tưởng chừng sẽ phải vứt đi, tuy nhiên nếu bạn biết cách tái chế chúng, sẽ có thể sử dụng trong các lần tiếp theo.

Lợi ích lớn nhất khi tái sử dụng văn phòng phẩm không chỉ dừng lại ở tiết kiệm chi phí cho bản thân và doanh nghiệp mà chung tay bảo vệ môi trường sống.

Bước 4: Chọn nhà phân phối

Thị trường luôn tồn tại các mức giá khác nhau cho cùng một sản phẩm với chất lượng tương đương, việc tham khảo mức giá tại nhiều nhà phân phối khác nhau cũng như tham khảo giá tiền trên các trang web sẽ giúp bạn chọn được nhà phân phối uy tín đồng thời giá “mềm” nhất để tiết kiệm thêm một khoản chi phí cho công ty.

Bước 5: Quản lý nơi lưu trữ

Bạn có thể quản lý số lượng văn phòng phẩm đồng nghiệp mình đã mang đi nhưng còn thừa lại sau khi sử dụng, bằng cách yêu cầu họ mang nó bỏ lại kho lưu giữ, nên ghi lại số lượng mỗi loại để có thể dễ dàng tổng kết và tính toán đồ cần mua cho những lần tiếp theo.

Mách bạn 6 bước tuyệt vời cho quản lý Thật khó để tạo ra một trật tự đối với hàng ngàn thứ với tính chất khác nhau, những đó là công việc mà người quản lý văn phòng phẩm của các doanh nghiệp phải thực hiện

Ngoài ra yêu cầu quản lý văn phòng phẩm còn đặt ra tiêu chuẩn về tiêu tốn chi phí ít nhất nhưng hiệu quả phải đạt mức cao nhất.Với nhiệm vụ giải quyết các khó khăn trong công việc quản lý văn phòng của các doanh nghiệp, bài viết này được ra đời.

Bước 1:Kiểm tra danh mục dụng cụ văn phòng phẩm của công ty

Việc đầu tiên cần làm là rà soát lại các loại và số lượng dụng cụ văn phòng phẩm của công ty đang có, với số lượng sản phẩm lớn bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của nhân viên kho để có thể tiết kiệm được thời gian.

Hiểu rõ về văn phòng phẩm của công ty cả về số lượng và chất lượng sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định chính xác trong các bước tiếp theo.

Bước 2:Ước lượng số lượng dụng cụ văn phòng phẩm

Sau khi kê khai số lượng văn phòng phẩm còn lại bạn sẽ đồng thời nắm được những loại nào có số lượng cần dùng nhiều nhât, loại nào ít nhất và những loại nào không sử dụng, từ đây sẽ là cơ sở cho bạn liệt kê ra số lượng các dụng cần mua cho công ty trong khoảng 3 tháng tới.

Bước 3: Đề ra phương châm tái sử dụng văn phòng phẩm

Một số loại văn phòng phẩm đã qua sử dụng tưởng chừng sẽ phải vứt đi, tuy nhiên nếu bạn biết cách tái chế chúng, sẽ có thể sử dụng trong các lần tiếp theo.

Lợi ích lớn nhất khi tái sử dụng văn phòng phẩm không chỉ dừng lại ở tiết kiệm chi phí cho bản thân và doanh nghiệp mà chung tay bảo vệ môi trường sống.

Bước 4: Chọn nhà phân phối

Thị trường luôn tồn tại các mức giá khác nhau cho cùng một sản phẩm với chất lượng tương đương, việc tham khảo mức giá tại nhiều nhà phân phối khác nhau cũng như tham khảo giá tiền trên các trang web sẽ giúp bạn chọn được nhà phân phối uy tín đồng thời giá “mềm” nhất để tiết kiệm thêm một khoản chi phí cho công ty.

Bước 5: Quản lý kho lưu trữ

Bạn có thể quản lý số lượng văn phòng phẩm đồng nghiệp mình đã mang đi nhưng còn thừa lại sau khi sử dụng, bằng cách yêu cầu họ mang nó bỏ lại kho lưu giữ, nên ghi lại số lượng mỗi loại để có thể dễ dàng tổng kết và tính toán đồ cần mua cho những lần tiếp theo.

Khóa nơi lưu giữ cẩn thận, giao chìa khóa chỉ cho những người có nhiệm vụ thu gom và người trông giữ kho.

Bước 6: Thường xuyên theo dõi

Dữ liệu văn phòng phẩn nên được update thường xuyên, nhiều công ty duy trì kiểm tra 1 tuần một lần nhưng bạn có thể định ra thời gian lâu hơn tùy vào các tính chất và tốc độ sử dụng của công ty bạn, ngoài đảm bảo không hết đột ngột khi đang cần sử dụng mà còn giúp bạn mua được giá hời nếu nắm bắt được các đợt khuyến mãi hay xả kho tại các nhà phân phối.

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.

Bật mí những cách lựa vật phẩm văn phòng cho bàn làm việc tiện ích nhất

Để cho công việc của các bạn thuận lợi nhất và không bị trì trệ thì các vật phẩm văn phòng luôn là những thứ rất cần thiết.Lựa chọn các vật phẩm văn phòng sao cho phù hợp nhất với công việc của bạn rất quan trọng nó liên quan đến chất lượng công việc.

Nên lựa chọn nhà cung cấp chất lựa đồng bộ văn phòng phẩm. Trên thực thế, các công ty hay doanh nghiệp thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước do thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ lẻ. Hầu như các doanh nghiệp thường không có kho hoặc diện tích kho nhỏ không đủ chứa lưu thì mua trực tiếp sẽ đảm bảo, tuy vậy văn phòng phẩm rẻ khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp sẽ khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.

Đưa sử dụng các thiết bị văn phòng, chắc chắn theo thời gian và công năng sử dụng mà dần dần các thiết bị sẽ gặp vấn đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc. Những lúc như vậy, bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung văn phòng phẩm quận 11 cấp tới kiểm tra sửa chữa các loại máy móc thiết bị.

Bạn cũng biết rằng, không hẳn lúc nào bạn cũng có thể tìm kiếm, văn phòng phẩm giá sỉ gọi điện, tra internet,... ngay được nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn.Thêm nữa, việc thanh toán mua bán số lượng lớn các loại văn phòng phẩm từ những nhà cung cấp uy tín bao giờ cũng sẽ có giá thành tiết kiệm phù hợp hơn nhiều khi mua nhỏ lẻ.

Sự lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo được chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý vấn đề và phong cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng, tin tưởng cho doanh nghiệp, công ty.Và hãy dự trữ cho bạn một số đồ văn phòng thiết yếu đề phòng sự cố xảy ra.

Các loại văn phòng phẩm không nên chọn

Sản phẩm văn phòng phẩm có giá quá thấp so với thị trường chung: với những loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi, nhập lậu hay không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng nên sẽ không đảm bảo chất lượng khi đưa vào sử dụng. Và công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián đoạn, tổn thất khi gặp sự cố không đáng.

Sản phẩm văn phòng phẩm mang mẫu khác: xuất hiện với mẫu mã khác lạ nên bắt mắt trên thị trường, tuy nhiên những sản phẩm này chỉ mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự đào thải khỏi thị trường.Sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả, hàng nhái: những sản phẩm này chắc chắn kém chất lượng nhưng có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, để nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng với cả những người có kinh nghiệm mua bán.

Vì chất lượng kém nên thời gian sử dụng hạn chế, thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng, bởi vậy gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp.Tóm lại, hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn.

Những kinh nghiệm khi chọn các văn phòng phẩm.

Dưới đây là một số lưu ý khi lựa chọn văn phòng phẩm.

Lựa chọn các sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng.

Giá thành ổn định, phù hợp và ít có sự biến động.

Có cách thức sử dụng đơn giản, dễ sửa chữa, thay thế khi gặp vấn đề, sự cố hỏng hóc.

Hạn chế lựa chọn một loại sản phẩm.

Sản phẩm vật phẩm văn phòng mang thương hiệu uy tín.

Các nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu uy tín sẽ có kinh nghiệm và các nghiên cứu cụ thể đem đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho bạn lựa chọn.